Veertiendagenbrief

Door het stellen van vragen aan de hoogste rechter in Nederland over incassokosten is er duidelijkheid gecreëerd over de termijn van 14 dagen die moet worden gehanteerd bij incasso’s van consumenten. Dit is van belang omdat in de veertiendagenbrief de juiste termijn moet worden vermeld.

Het gaat eigenlijk om een hele eenvoudige verwoording (“de dag na aanmaning”) die toch nog voor onduidelijkheid kan zorgen. De vraag is of de 14 dagen die volgens de wet gegeven moeten worden aanvangt op de dag zelf of op de dag na ontvangst door de consument

Met andere woorden, indien er in de brief wordt vermeld dat er voldaan dient te worden binnen 14 dagen en de brief is gedateerd op 3 juni, moet er dan uiterlijk voldaan zijn op 18 juni?

Hoogte van incassokosten

Het lijkt in eerste instantie niet veel uit te maken of er nu op uiterlijk de 18e voldaan dient te worden. Het is echter van wezenlijk belang voor het in rekening mogen brengen van de incassokosten. Bij kleine vorderingen gaat het in veel gevallen om incassokosten ter hoogte van € 40,- wat natuurlijk zonde is als dat wordt misgelopen. Voor grotere vorderingen kan het voor het incassobureau nog interessanter worden als de consument een dag te laat de rekening betaalt. Over een rekening met een hoogte van € 2500,- bedragen de incassokosten € 375,- indien er niet tijdig wordt betaald.

Ontvangst veertiendagenbrief

De moeilijkheid is erin gelegen dat de schuldeiser niet precies weet wanneer de veertiendagenbrief is ontvangen door de consument. Omdat voor een schriftelijke verklaring geldt dat deze pas haar werking heeft zodra die is ontvangen blijft er ruimte voor discussie open over deze termijn.

De hoogste rechter heeft nu bepaald dat de 14 dagen termijn pas daags aanvangt na het moment dat de schuldenaar (de consument) de brief kan hebben ontvangen. Er wordt voor een ruimere periode gekozen omdat in de praktijk niet op alle dagen post wordt bezorgd (en wordt ontvangen). De schuldeiser dient hier al rekening mee te houden.

Bewijs ontvangst veertiendagenbrief

De schuldeiser is tevens degene die dient te bewijzen dat de consument na die periode de veertiendagenbrief niet meer kon ontvangen. Hij dient feiten en omstandigheden aan te dragen waaruit volgt op welke datum de consument op zijn laatst de veertiendagenbrief kon ontvangen.

Indien de termijn van ontvangst wordt betwist dan kan er vanuit worden gegaan dat de veertiendagenbrief de tweede dag na het aanbieden bij de consument werd bezorgd. Dat betekent dat indien hij op 3 juni de brief aanbood bij de post, hij ervan uit mocht gaan dat de veertiendagenbrief op 5 juni was bezorgd. Deze regel geldt alleen indien er geen maandag, zondag of officiële feestdag zit tussen het moment van aanbieden en bezorgen.

Aanvang termijn veertiendagenbrief

Vanaf de dag na ontvangst van deze brief begint de termijn van 14 dagen te lopen. Dat is dus op 6 juni. Volgens de rechter is het de bedoeling van de wetgever dat de consument 14 volle dagen de tijd heeft om de rekening alsnog te betalen. De consument heeft dus tot en met 19 juni de tijd om te betalen. Betaalt de consument pas op de 20e dan is hij te laat en mogen de volledige incassokosten in rekening worden gebracht.

Juiste vermelding in de veertiendagenbrief

De rechter heeft nog van de gelegenheid gebruik gemaakt om te vermelden dat de termijn op de juiste wijze aangegeven moet worden in de veertiendagenbrief. Een juiste formulering om in de veertiendagenbrief te vermelden volgens de rechter is dat “incassokosten verschuldigd worden indien niet betaald is binnen veertien dagen vanaf de dag nadat deze brief bij u is bezorgd”

Ik denk dat er in niet veel brieven een juiste termijn wordt gehanteerd en dat ook niet de juiste formulering wordt gebruikt in veertiendagenbrief. Dat zou betekenen dat in veel gevallen de kans bestaat dat de incassokosten kunnen worden misgelopen.

Auteur: Alexander van der Spoel

Voorbeeld aanmaning downloaden

Versturen van aanmaningen

Voor een zeer scherp tarief versturen wij voor u een aanmaning. Wij rekenen voor het versturen van een aanmaning het laagste tarief van Nederland, namelijk € 9,50 per aanmaning. Indien u meerdere aanmaning door ons wilt laten verzenden dan geven wij u korting die tot 50% kan oplopen.

Onze aanmaningen zijn maatwerk en worden per stuk geschreven. Dat betekent dat er gecontroleerd wordt of er aan alle eisen is voldaan zodat er in het vervolgtraject aansluitend kan worden gevorderd. Een aanmaning moet aan een aantal eisen voldoen. Indien u, als voorbeeld, verzuimt om de juiste termijn te hanteren waarbinnen u verzoekt om te voldoen, dan kan dit gevolgen hebben voor het vervolgtraject.

Waarom zou u door ons aanmaningen laten verzenden?

Uw aanmaningen door ons laten verzenden heeft als voordeel dat uw wederpartij weet dat hij of zij uw factuur toch echt moet voldoen. Door het verzenden van uw aanmaningen op ons briefpapier weet uw wederpartij dat u niet zult schromen om een eventueel vervolgtraject in werking te zetten.

Afhankelijk van uw (goede) relatie met uw wederpartij stellen wij onze aanmaningen op uw wensen af. Omdat wij maatwerk leveren is dat geen enkel probleem.

Waarom kunt u liever zelf geen aanmaningen versturen?

Uw goede naam van uw bedrijf of misschien wel uw voortdurende relatie met uw klant kan u ervan weerhouden om zelf aanmaningen te versturen. Aanmaningen die door Ciber Juristen worden verzonden geven een ander beeld af. U kunt uw klant, cliënt of patiënt naar ons toe verwijzen; wij versturen de aanmaningen onder onze eigen naam. U voorkomt daarmee dat uw bedrijfsnaam wordt geschaad.

Hoe ziet onze aanmaning er inhoudelijk uit?

Om u een indruk te geven van onze aanmaning hebben wij voor u een voorbeeld geplaatst van onze zeer vriendelijke aanmaning, opgesteld als een herinnering om te voldoen. In deze aanmaning herinneren wij uw goede relatie eraan dat zij is vergeten om uw factuur te voldoen. In deze aanmaning tonen wij ons begrip, maar verzoeken toch om een tijdige uitbetaling.

Indien u daarna een vervolgtraject in wilt gaan dan is dat geen enkel probleem. In onze aanmaning is vermeld dat u aanspraak maakt op de gemaakte kosten. Daarmee heeft onze vriendelijk herinnering dezelfde juridische waarde als een indringender verzoek om te voldoen.

U kunt tevens een voorbeeld van een aanmaning downloaden die indringender is opgesteld. Afhankelijk van uw wensen kunt er ervoor kiezen om deze door ons te laten verzenden. Beide voorbeelden zijn een eerste aanmaning die wij verzenden, in een vervolgtraject kan er wederom gekozen worden voor de wijze waarop wij uw relatie aanschrijven. Vergelijkt u onze beide aanmaningen zodat u een indruk krijgt van het maatwerk dat wij aan u leveren.

Aanmaning of incassobrief ontvangen?

Een incassobureau mag een brief aan u sturen waarin wordt verzocht om een openstaande rekening te voldoen. Het incassobureau mag daarvoor een vergoeding in rekening brengen van maximaal € 40,00 indien het openstaande bedrag niet hoger is dan € 266,67.

Afhankelijk van de hoogte van het te incasseren bedrag kan de vergoeding voor het incassobureau oplopen. Er mag een percentage worden berekend van 15 % over het te incasseren bedrag indien het bedrag niet hoger is dan € 2500,00 (een uitgebreid overzicht vindt u hier). Het incassobureau mag vermelden binnen welke termijn voldaan dient te worden en welke kosten in het gerechtelijke traject aan u mogen worden doorberekend. Daarnaast mag een incassobureau een conceptdagvaarding meezenden.

De definitieve dagvaarding dient echter door een deurwaarder uitgereikt te worden. Indien u niet thuis bent mag de dagvaarding door een deurwaarder in een gesloten envelop worden achtergelaten. Op de achtergelaten dagvaarding staat altijd de naam van de deurwaarder. Het uitbrengen van een dagvaarding wordt met juridisch jargon aangeduid als ‘betekenen’.

Herinneringsbrief

Er dient eerst een herinneringsbrief (door de verkoper of dienstverlener) aan u te worden verzonden voorafgaand aan het verzenden van een incassobrief. Er mogen voor deze herinnering geen kosten in rekening worden gebracht. Bovendien moeten op deze herinnering de exacte kosten vermeld staan die een eventueel incassobureau in rekening zal brengen indien u niet voldoet aan het betalingsverzoek op de genoemde datum in de herinneringsbrief.

Voordat u gehoor geeft aan het betalen van het bedrag dat in de incassobrief staat vermeld, kunt u het beste altijd eerst even controleren of u wel een herinneringsbrief heeft ontvangen. Heeft u wel een herinneringsbrief ontvangen? Controleer daarna of in deze herinneringsbrief staat vermeld hoe hoog de incassokosten zijn.

Dit zijn twee cruciale stappen die weleens worden overgeslagen door een verkoper of dienstverlener. U bent geen incassokosten verschuldigd als er geen herinneringsbrief is verzonden of indien er in de herinneringsbrief niet de exacte hoogte van de incassokosten is vermeld.

Voorbeeld: U heeft uw abonnementskosten van uw maandelijkse magazine niet betaald. U ontvangt daarom een herinnering van de aanbieder van het magazine om het maandbedrag van € 25,00 te voldoen binnen twee weken. U maakt het bedrag niet over naar de aanbieder binnen of na deze twee weken. De aanbieder besluit daarop om een incassobureau in te schakelen. Dit incassobureau stuurt u een incassobrief waarop de
€ 25,00 staan vermeld plus nog eens € 40,00 incassokosten. Aangezien de aanbieder van het magazine is vergeten om in de herinneringsbrief te vermelden dat u na twee weken € 40,00 incassokosten bent verschuldigd, hoeft u helemaal geen incassokosten te betalen.

Verzet

U kunt zich ook verzetten tegen het verzoek van het incassobureau om te voldoen. Indien u van mening bent dat u helemaal geen geldsom aan de verkoper of dienstverlener bent verschuldigd kunt u een aantal (reddende) gronden of verweren aanwenden; dwaling, bedrog, ontbinding, of misbruik van omstandigheden.

Het kan namelijk zijn dat u helemaal geen bedrag bent verschuldigd als één van bovenstaande situaties zich voordoet.

Hoever mag een incassobureau gaan?

Een incassobureau mag in (volgende) brieven tevens aankondigen dat er een gerechtelijke procedure zal volgen. Daar mogen ook de kosten van de gerechtelijke procedure bij worden vermeld. Veelal zullen deze kosten vanaf € 117,00 griffierecht bedragen. Het griffierecht zijn de kosten voor de rechtbank. Daarnaast mogen de mogelijke kosten worden vermeld voor het uitbrengen van een dagvaarding. Het opstellen en uitbrengen van een dagvaarding kost ongeveer € 110,00.

Nadat de rechtbank uitspraak heeft gedaan, dient de deurwaarder wederom kosten te maken om het vonnis aan u te kenbaar te maken. De kosten hiervoor zijn ongeveer € 95,00. Afhankelijk van het leggen van beslag kunnen de kosten variëren. Meestal wordt er gekozen voor een bankbeslag of een loonbeslag. De kosten hiervoor zijn ongeveer € 250,00 die het incassobureau aan u mag vermelden. Dit is namelijk geen dreigement maar een waarschuwing.

Het incassobureau mag tevens een concept-dagvaarding aan u toesturen. Dit is niet de uiteindelijke dagvaarding maar een document dat is opgesteld door het incassobureau waarop u kunt zien wat de eis is van de verkoper of dienstverlener. Het incassobureau mag echter niet de dagvaarding zelf uitbrengen. Dit mag alleen een deurwaarder.

Bezwaar bij het incassobureau

Wij begrijpen dat u niet steeds brieven van een incassobureau wilt ontvangen. Zeker niet als deze waarschuwingen bevat met verwijzing naar hoge bedragen indien u niet tijdig voldoet aan het verzoek om betalen van het genoemde bedrag.

U kunt uw bezwaar kenbaar maken bij het incassobureau. U geeft daarbij aan wat de reden is dat u niet betaald. Deze reden kan uiteenlopend zijn. Het kan zijn dat u van mening bent dat u helemaal geen bedrag verschuldigd bent of dat u het bedrag niet in één keer kunt betalen. U kunt in het laatste geval vaak een betalingsregeling treffen. Het incassobureau hoeft niet akkoord te gaan met een betalingsregeling maar zal dit veelal wel doen. Het bespaart de opdrachtgever namelijk kosten om de gerechtelijke procedure te doorlopen met de kans dat hij dit verliest. Het veiligste voor de opdrachtgever is daarom om een termijnbetaling te accepteren.

Wat kunnen wij voor u doen?

Wij kunnen de vordering voor u betwisten. Indien u aangeeft dat u geen bedrag bent verschuldigd dan zullen wij de juridische gronden uiteenzetten. Wij verzoeken het incassobureau om rechtstreeks met ons te communiceren. U zult dan geen post meer van het incassobureau ontvangen. Indien het incassobureau (namens de opdrachtgever) toch van mening blijft dat u het bedrag bent verschuldigd, dan zullen wij de gerechtelijke procedure voor u voeren mocht de verkoper of dienstverlener hier toe overgaan.